第一章 总则 

第一条 制定目的 

为规范本基金会（以下简称“基金会”）物资与服务采购行为，强化慈善财产管理，提升资金使用效益，防范廉政与运营风险，保障公益项目合规高效实施，依据《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《基金会管理条例》及民政部关于慈善组织管理的有关规定，结合基金会工作实际，制定本制度。 

第二条 适用范围 

基金会全部物资采购、服务采购、工程配套采购活动，包含公益项目采购、日常办公采购、专项服务外包、设备购置等。覆盖采购预算、需求申请、审批、实施、履约验收、资金支付、档案归档、监督追责全流程。 

本基金会资金来源为企业捐赠、社会捐赠等非财政性资金，不适用《中华人民共和国政府采购法》。采购活动中的工程建设项目，如达到国家规定的依法必须招标的规模标准，应严格遵守《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例；其他货物与服务采购，参照本制度及相关内控要求执行，确保程序公平、结果公正。 

第三条 核心原则 

1.依法合规：严格遵守国家法律法规、民政监管规定及基金会章程，坚守慈善财产使用底线。 

2.公开透明：除涉密、应急事项外，采购信息、流程、结果、资金使用情况全面公开，接受捐赠人、社会公众、登记管理机关监督。 

3.公平公正：平等对待所有合格供应商，择优遴选合作方，严禁暗箱操作、串通交易、利益输送及关联交易。 

4.诚实信用：采购各方恪守履约承诺，杜绝欺诈、违约等行为。 

5.预算约束：所有采购以批复预算为前提，专款专用、厉行节约，严禁无预算、超预算采购，严禁拆分项目规避采购管理要求。 

6.公益导向：采购标的须服务于基金会公益宗旨，优先选择质优价廉、安全可靠、节能环保的产品与服务。 

第四条 管理架构与职责 

理事会：采购最高决策机构。审议批准本制度及修订内容；审议批准100万元及以上重大采购项目。 

秘书处：采购统筹与执行部门。负责采购需求的组织提报、初步审核、组织实施、履约协调、验收对接、资料归档；按本制度第八条规定的权限，提请相应层级审批；对接财务管理处办理结算手续。 

财务管理处：负责采购款项的合规拨付、账务核算、票据真实性及合同约定付款条件的审核（业务合理性由需求及审批部门负责），并按月向基金会秘书处提供资金使用明细；配合开展采购专项审计、核查工作。 

法律事务处：负责对采购合同进行合规审核，参与重大采购项目的法律风险评估。 

监督小组：由基金会监事（牵头）、秘书处指定人员、财务管理处指定人员共同组成，负责采购全流程监督；法律事务处根据需要提供法律支持，不参与监督表决。 

回避制度：采购经办、评审、审批人员与潜在供应商存在股权、亲属、雇佣等利害关系的，必须主动申报并全程回避，严禁参与相关采购工作。 

第二章 采购限额标准与采购方式 

第五条 采购分级管理标准 

结合国家招投标法规以及本基金会内部管理规定，实行分级管控： 

小额采购（单笔/批量金额 ≤5万元）： 

采用直接采购方式，由秘书长审批，留存报价单据、订单、发票等完整凭证。 

常规询价采购（5万元＜金额 ≤50万元）： 

采用询价采购方式，向3家及以上具备合法资质的供应商发起询价，形成书面比价记录，由秘书长审批。 

大额采购（50万元＜金额 ＜100万元）： 

采用邀请招标、竞争性谈判或竞争性磋商方式。成立3人及以上跨部门评审小组（含执行、财务、监督人员），集体评审确定合作方，评审纪要存档备查，由理事长最终审批。 

重大采购（单笔/批量金额 ≥100万元）： 

属于本基金会重大支出范畴，原则上采用公开招标方式，委托具备合法资质的第三方招标代理机构组织实施，并由理事会审议通过（须三分之二以上理事同意）。 

禁止化零为整：严禁将同一采购项目、同一批次需求拆分、肢解金额，规避对应采购方式及审批流程，一经查实按违规处理。 

第六条 各类采购方式适用情形 

1.公开招标：适用于单笔金额≥100万元的重大采购项目；技术通用、市场潜在供应商充足、需要充分市场竞争的项目。 

2.邀请招标：适用于50万元≤金额<100万元的采购项目；技术特殊、合格供应商范围有限；公开招标成本过高、占项目总金额比例过大的情形。 

3.竞争性谈判/竞争性磋商：适用于50万元≤金额< 100万元的采购项目；招标后无合格投标人、二次招标仍未成功；技术复杂、无法提前确定详细规格标准；突发情况需紧急完成采购。 

4.询价采购：适用于5万元<金额≤50万元 的采购项目；规格标准统一、市场货源充足、价格为主要评审因素的标准化物资及基础服务。 

5.单一来源采购：仅限只能从唯一供应商处采购、原有项目配套续采且无法替换供应商、知识产权专属等特殊情形。经办部门须提交书面情况说明及佐证材料，按照第八条规定的对应金额区间审批权限报批后方可实施。 

6.应急采购：因灾害救助、突发公益救援等紧急公益需求，可先行组织采购，3个工作日内补齐全部审批、比价、合同等资料，事后向理事会专项报备。 

第三章 采购全流程管理 

第七条 预算编制与审批 

1.年度采购预算：秘书处结合年度公益规划、办公需求编制年度采购预算，明确采购项目、品类、数量、预估金额、资金来源、实施周期，报理事会审议通过后执行。 

2.预算调整：因客观原因确需追加、变更采购预算的，秘书处提交书面调整申请，详细说明事由、金额及用途，按原审批流程报批；预算调整金额≥100万元的，须经理事会审议。 

3.财务审核：秘书处对采购预算的合规性、必要性进行审核；财务管理处仅对预算内资金的可用余额进行确认。 

第八条 采购申请与分级审批 

1.需求提报：采购发起部门填写《采购申请表》，完整列明采购标的、技术参数、数量、预算金额、使用用途、交付/服务时限、验收标准等内容。 

2.分级审批流程： 

金额≤50万元：财务管理处初审→秘书长审批； 

50万元＜金额100万元：财务管理处初审→法律事务处合规审核→理事长审批； 

金额≥100万元（重大采购）：财务管理处初审→法律事务处合规审核→秘书长审核→理事会审议通过（须三分之二以上理事同意）。 

审批完成后，方可进入采购实施环节。 

第九条 供应商管理 

1.建立合格供应商名录，对供应商营业执照、行业资质、信用记录、履约能力、无违法失信证明等资料进行审核，动态准入、动态清退。 

2.采购优先从合格供应商名录内遴选合作方；重大公开招标项目面向社会公开征集供应商，保障竞争充分。 

3.定期开展供应商履约评价，对服务劣质、履约违约、提供假冒伪劣产品的供应商，列入黑名单，永久终止合作。 

第十条 采购组织实施 

1.直接采购：秘书处对接供应商，确认价格、质量、交付周期，签订订单或简易合同，留存全部交易凭证。 

2.询价采购：统一发出询价函，收集全部响应文件与报价，评审小组完成比价研判，出具书面比价记录，确定成交方。 

3.邀请招标、竞争性谈判/磋商：由评审小组编制采购文件，组织评审、谈判工作，形成正式评审/谈判纪要，集体确定成交供应商。 

4.重大项目公开招标（≥100万元）：理事会审议通过后，委托合规第三方招标代理机构，严格按照《招标投标法》及实施条例开展公告、开标、评标、定标工作。 

5.合同签订：确定合作方后签订正式采购合同，明确标的、价格、履约期限、验收标准、付款方式、质保责任、违约责任等核心条款。金额≥100万元的重大采购合同，须经法律事务处审核后，由授权代表人签署。 

第十一条 履约验收与资产登记 

1.组建验收小组，监督小组共同参与，严格按照合同约定、国家标准开展验收。 

    2.物资类核对规格、数量、质量、合格证明；服务类核查服务内容、服务质量、履约台账。验收合格签署《验收合格单》；验收不合格的，书面要求供应商限期整改、换货或解除合同，并追究违约责任。 

3.验收合格物资统一登记管理台账，固定资产按照基金会固定资产管理制度执行，做到账物相符、账账相符。 

第十二条 资金支付结算 

1.付款申请：秘书处提交《付款申请表》，附采购合同、验收合格单、合规发票、全套审批文件等资料。 

2.财务审核：财务管理处逐项核验票据真实性、金额准确性、合同约定的付款条件是否满足，审核无误后按合同约定办理付款。 

3.严禁无验收、无审批、无合同提前付款；重大采购款项支付，额外增加秘书长复核环节。 

4.财务管理处按民间非营利组织会计制度完成账务处理，凭证完整留存。 

第十三条 档案归档管理 

采购全流程资料（预算文件、申请表、审批单据、询价/招标文件、评审纪要、采购合同、验收单、发票、付款凭证、监督记录等）由秘书处统一整理归档。按照慈善组织档案管理规定，档案保存期限不少于15年，接受审计、民政部门核查。 

第四章 重大采购专项管理（金额≥100万元） 

第十四条 集体决策要求 

单笔/批量采购金额≥100万元的项目，须经理事会三分之二以上理事同意后方可实施，任何个人不得单独决策、擅自变更决策内容。 

第十五条 招标与现场监督 

1.严格执行公开招标要求，委托具备相应执业资质的第三方招标代理机构承办，招标公告在公开媒介发布，全程留痕可查。 

2.基金会监督小组、监事全程参与开标、评标、定标全流程，留存监督记录；必要时可邀请第三方机构参与独立监督。 

3.评标工作严格遵循招投标法规，坚持公平、择优原则，杜绝人为干预。 

第十六条 备案与信息公开 

项目完成后，在基金会官方渠道完整公示采购项目、招标情况、中标供应商、成交金额、资金使用、验收结果等信息，主动接受社会监督。 

第五章 监督、公开与责任追究 

第十七条 日常监督检查 

监督小组每季度对采购制度执行情况开展专项检查，重点核查采购方式合规性、审批流程完整性、供应商资质、验收及付款规范性、档案完整性，形成检查报告，对问题下达整改要求。 

第十八条 审计监督 

基金会年度第三方审计工作中，将重大采购、大额采购列为重点审计内容，审计报告按要求报送理事会及登记管理机关。 

第十九条 信息公开 

除涉及国家秘密、项目保密内容外，所有采购项目的预算、采购方式、供应商信息、成交结果、资金支出等信息依法公开。重大采购项目实行专项公开，保障捐赠人、社会公众的知情权与监督权。 

第二十条 责任追究 

1.内部人员存在拆分项目规避招标、违规审批、暗箱操作、关联交易、收受回扣、失职渎职等违规行为的，基金会视情节给予内部处分；造成财产损失的，依法追偿；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。 

2.供应商存在串通投标、提供虚假资质、履约严重不合格、欺诈等行为的，纳入合作黑名单，永久终止合作；造成基金会损失的，依法追究赔偿责任。 

3.监督人员履职不到位、包庇违规行为的，依规严肃追责。 

第六章 附则 

第二十一条 特殊事项说明 

捐赠物资配套采购、公益帮扶配套服务采购，参照本制度执行。 

第二十二条 生效与解释 

本制度经2015年10月26日基金会第二届理事会第六次会议审议通过后实施执行。由基金会秘书处负责解释。 

附件1：采购申请表 

采购申请编号：_______ 申请日期：___年___月____日 

项目	内容
采购项目名称
资金来源	□年度预算 □专项捐赠 □其他
采购品类/规格
预估金额（元）
数量
交付/服务时限
采购用途
采购方式建议	□直接采购 □询价 □竞争性谈判 □邀请招标 □公开招标 □单一来源
申请部门意见	签字：__________ 日期：__________
财务管理处审核	签字：__________日期：__________
理事长（秘书长）审批	签字：_________ 日期：__________

说明：审批人按金额确定——≤50万元由秘书长审批；50万元＜金额＜100万元由理事长审批；≥100万元须经理事会审议通过后，由理事长签批。 

附件2：比价记录表 

项目名称：______________  

采购总金额： 

日期：______年____月____日 

供应商1： 

名称：____________________ 

资质情况：________________ 

报价（元）：______________ 

联系方式：________________ 

供应商2： 

名称：____________________ 

资质情况：________________ 

报价（元）：______________ 

联系方式：________________ 

供应商3： 

名称：____________________ 

资质情况：________________ 

报价（元）：______________ 

联系方式：________________ 

比价结论：      参与比价人员签字：______________ 

附件3：验收合格单 

项目名称： 

合同编号：______________ 

采购金额：______________ 

验收内容（数量、规格、质量、服务成果等）： 

验收结论： □验收合格 □整改后重新验收 □验收不合格 

验收人员签字： 

日期：      年      月      日